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L’organisation d’événements et les finances

Dans une entreprise il y a des budgets pour tout secteurs. Également dans l’organisation des événements d’entreprise. Toutefois, le budget de l’organisation d’un événement peut être très élevé en fonction du nombre de participants, de la localisation mais également si vous préférez qu’une agence événementielle se charge de l’organisation. Les budgets des événements d’entreprise en France ont tendance à baisser par rapport aux dernières années. Il existe donc plusieurs solutions pour faire des économies sur vos dépenses événementielles. Tout d’abord il est important de bien déterminer le budget de votre événement, et ce dernier sera différents en fonction de l’événement. En effet, le budget ne sera pas le même pour un séminaire d’entreprise que pour un team building par exemple.

Une fois un budget établit il vous faudra donc établir une stratégie d’achat Meetings & Events. Cela pourra vous aider quant aux choix des prestataires. La recherche de lieux peut-être fastidieuse et vous prendre beaucoup de temps. Toutefois confier votre événement à une agence peut vous causer des frais supplémentaires. Vous pouvez privilégier un venue finder, qui est sans frais pour les entreprises. Seuls les frais de la location de salles ou d’activités seront payants. Cela peut vous permettre de gagner du temps quant à la recherche et les tarifs seront similaires que si c’est vous qui avait contacté directement le lieu. Mais les services d’un venue finder reste toutefois restreints.

Rentabiliser vos événements

Avec l’avènement d’internet, il existe de plus en plus de solutions pour réduire le budget de vos événements. Des entreprises présentent ses services via des plateformes ou encore des logiciels. Toutefois il est nécessaire de bien se renseigner et de voir les réels avantages économiques. Il existe par exemple des remises de fin d’années versées par les agence événementielles. Mais l’agence vous demandera une contrepartie comme le fait de lui confier plus d’évènements…

Un Venue Finder diminue le coût de vos événements

Une plateforme de recherche de lieux (ou un venue finder) qui vous met directement en relation avec les lieux qui vous intéressent vous fait gagner du temps et de l’argent.  Du temps ça semble évident et de l’argent car les bonnes plateformes ou les bon venue finder vous font réaliser des économies en négociant pour vous.

Vous avez donc un choix parmi des milleirs de lieux pour par exemple louer un lieu pour une soirée d’entreprise. Vous pouvez également retrouver des activités pour vos séminaires d’entreprises, des teams building… Vous avez un large choix de prestataires, quel que soit votre événement. La plateforme est facile d’utilisation et l’inscription très rapide.

 

Organiser un séminaire d’entreprise avec une agence

L’organisation d’un séminaire d’entreprise n’est pas une mince affaire. C’est un évènement qui se doit d’être organisé avec rigueur et minutie. Il faut une personne en charge de sa mise en place pour assurer son succès. Vous pouvez aussi passer par les services d’une agence évènementielle pour déléguer cette organisation.

Préparez votre évènement avec une agence spécialisée

Si vous avez l’habitude de passer par une agence pour organiser un évènement, il est possible de bénéficier d’une remise séminaire entreprise. Mais pour l’obtenir, il faudra déléguer la totalité de l’organisation à cette dernière. Ainsi, l’agence pourra se charger de la conception du projet, mais aussi de sa logistique en respectant le cahier des charges que vous lui aurez donné à l’avance.

Néanmoins, à chaque étape, l’agence demandera votre accord. Vous travaillerez donc de concert pour définir la date de l’évènement. Vous pouvez aussi choisir ensemble le nombre de participants ainsi que la recherche afin de trouver le lieu de séminaire. Dans ce cas, l’agence vous proposera à l’avance des lieux qui répondront à vos attentes. Vous aurez à valider le choix final.

Il en sera de même pour le choix des intervenants et de l’animateur. Selon les activités à prévoir, l’agence proposera des prestataires qualifiés que vous validerez ou non. Pour la restauration, des traiteurs seront à choisir. L’agence peut dans ce cas vous proposer des salles avec traiteur, des traiteurs éco-responsables ou autres.

Soyez prêt pour le jour J et à l’évaluation

Pour bénéficier d’une remise séminaire entreprise, il faut savoir négocier la teneur de l’intervention de l’agence que vous aurez engagée. Il est possible de travailler avec elle dans les préparatifs dans ce cas, mais aussi, durant le jour de la tenue du séminaire et après l’évènement. Durant le jour J, elle fera en sorte d’organiser la réception des participants.

L’agence sera aussi la garante du bon déroulement de l’évènement. Elle vérifiera l’aspect technique ainsi que l’animation, le service du traiteur, la ponctualité des intervenants et même le timing. Elle se chargera aussi du comptage des invités et de leur présence.

Après l’évènement, il sera du rôle de l’agence de faire une évaluation de la satisfaction des participants. Elle fera ensuite un rapport pour faire part des retombées de l’évènement à son client. Mais elle formulera aussi des propositions d’amélioration. Bénéficier d’une remise permet d’optimiser ses dépenses MICE.

 

Comment faire pour organiser un évènement pas cher ?

Si vous n’avez pas envie de payer des fortunes sur les prestations d’une agence, même avec des services au tarif remisé, vous pouvez choisir de passer par des plateformes. Sur ces sites, il vous sera possible d’organiser vous-même votre évènement de A à Z. Son logiciel vous aide en ce sens et vous permet de faire le suivi des tâches à faire à tout moment. Et notamment la recherche de prestataires, qui est la spécificité de la plateforme de recherche de lieu d’événement.